How to write a letter:

1) 称呼（Salutation） 
是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。 
（1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。 
（2）写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。 
（3）写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

2）正文（Body of the Letter） 
位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello！（你好！） 
正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。 
但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。

3）结束语（Complimentary Close） 
在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。 
（1）写给家人、亲戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等； 
（2）写给熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等； 
（3）写业务信函用Truely yours（Yours truely），Faithfully yours（Yours faithfully）等； 
（4）对上级、长辈用Yours obediently（Obediently yours），Yours respectfully（Respectfully yours）等。

For example:

e.g. 1.

Thank-you Letter

March 30, 2009

Dear Dr. Green,

I am very grateful for the numerous financial contributions you have made in support of my education. Without your help, I may never have been able to complete my studies. Your generosity and help have been an inspiration to me.

Again, thank you for your encouragement and financial support.

Sincerely,

John E. Jackson

e.g. 2.

Letter of Congratulation

March 30, 2009

Dear Hugh,

Congratulations on receiving your doctorate in Philosophy! I am sure that graduation was a sensational day for you after all the years of studying. I wish you all the success in the world! Again, congratulations on a memorable achievement.

Love,

Mick E. Mouse